Révisé le 2026-07-12 · Public : agences
Les pubs génèrent des leads que le CRM n'attrape pas, et personne n'est responsable du trou entre les deux systèmes. Le media buyer optimise son coût par lead. L'équipe Ops GHL gère ce qui arrive dans le CRM, sans toujours savoir quelle campagne a généré quel contact.
Ce guide propose un handoff structuré entre media buying et configuration GHL : contrat d'interface, UTM, test lead partagé, SLA de première réponse.
Ce que vous allez mettre en place
- Un document handoff signé entre media buyer et ops GHL.
- Une convention UTM et de nommage des campagnes.
- Un protocole de lead de test partagé avant chaque lancement.
- Un SLA de première réponse connu des deux équipes.
Avant de commencer
- Accès aux comptes publicitaires actifs (Meta, Google) et au sous-compte GHL.
- La liste des campagnes actives et leurs formulaires ou pages de destination.
- Les responsables identifiés : media buyer et ops GHL.
Étape 1 : Rédiger le contrat d'interface
Une page qui dit : qui configure quoi, qui teste quoi, qui est alerté si un lead n'arrive pas. Exemple : le media buyer lance jamais une campagne avant le feu vert ops. L'ops ne modifie jamais un formulaire Meta sans prévenir le media buyer.
Étape 2 : Standardiser le nommage UTM
Fixez la structure : utm_source, utm_medium, utm_campaign. Exemple : facebook / cpc / toiture-sherbrooke-juillet. Le media buyer et l'ops utilisent la même table. Voir Tracer les sources de leads.
Étape 3 : Lister chaque campagne et sa destination GHL
Pour chaque campagne active, notez : plateforme, formulaire (Lead Ads ou landing), tag de source GHL attendu, workflow branché. Un tableau partagé Google Sheet suffit.
Étape 4 : Configurer les intégrations côté GHL
Branchez Facebook et/ou Google selon les campagnes. Mappez les champs. Ajoutez les tags de source distincts par plateforme. Voir Leads Facebook et Leads Google.
Étape 5 : Faire le lead de test partagé
Avant chaque lancement ou relance majeure, le media buyer soumet un lead de test. L'ops confirme dans GHL : contact créé, bons champs, bon tag, workflow déclenché. Capture d'écran dans le dossier campagne. Pas de budget sans ce feu vert.
Étape 6 : Définir le SLA de première réponse
Fixez un délai réaliste : ex. première réponse texto ou appel en moins de 15 minutes en heures ouvrables. Mesurez-le. Voir KPI première réponse.
Étape 7 : Revue hebdomadaire croisée
15 minutes chaque semaine : leads reçus vs leads attendus par campagne, anomalies, actions correctives. Le media buyer et l'ops participent. Un écart non discuté devient un conflit le mois suivant.
Pièges fréquents
- Lancer le budget avant le lead de test validé.
- Pas de responsable nommé de chaque côté.
- UTM incohérents : impossible de croiser pubs et CRM.
- Modifier un formulaire Meta sans retester l'intégration GHL.
- SLA de réponse jamais mesuré : le client perd des leads en silence.
Vous avez réussi si…
- Chaque campagne active a un lead de test validé dans GHL.
- Le media buyer et l'ops utilisent le même tableau de suivi.
- Le SLA de première réponse est mesuré chaque semaine.
- Aucun lancement budget sans feu vert ops.