Révisé le 2026-07-12 · UI : Documents · Public : admin / mise en place
Le client signe le devis par courriel, l'équipe le classe dans un dossier Google Drive, et trois semaines plus tard personne ne retrouve la version signée quand le client conteste le prix. Pendant ce temps, le contrat de service est encore au format Word 2019 avec l'ancien logo. Les documents et contrats (Documents & Contracts) dans GHL centralisent tout sur la fiche contact, mais seulement si les modèles et le processus de signature sont pensés avant la première vente.
Ce guide montre comment mettre en place un flux documentaire simple pour un entrepreneur en rénovation à Laval : modèle de contrat, envoi depuis la fiche contact, signature électronique et archivage consultable par toute l'équipe.
Ce que vous allez mettre en place
- Un modèle de contrat ou de proposition réutilisable.
- Des champs dynamiques (nom client, montant, date) qui se remplissent automatiquement.
- Un processus d'envoi depuis la fiche contact.
- Une signature électronique testée de bout en bout.
- Un endroit clair où l'équipe retrouve les documents signés.
Avant de commencer
- Accès sous-compte avec permission Documents & Contracts.
- Un contrat type validé (même en Word) avec les clauses essentielles de votre secteur.
- Logo et coordonnées à jour du sous-compte (Business Profile).
- Champs personnalisés contact utiles : adresse chantier, type de projet, montant estimé.
- Courriel test pour simuler la signature client.
Étape 1 : Importer ou créer le modèle de base
Ouvrez Documents & Contracts et créez un modèle à partir de votre contrat existant. Commencez simple : contrat de service résidentiel, pas un document juridique de 40 pages. Gardez les sections que le client lit vraiment : scope, prix, délais, conditions de paiement.
Leçon terrain : un modèle trop long fait signer moins. Coupez le superflu avant d'ajouter des champs dynamiques.
Étape 2 : Ajouter les champs dynamiques
Insérez des champs qui tirent les données du contact : nom complet, adresse, courriel, montant, date du jour. Testez avec une fiche contact réelle. Si le montant est dans un champ personnalisé (Custom Field), mappez-le. Un contrat avec « [MONTANT] » non rempli fait amateur.
Étape 3 : Configurer la signature électronique
Définissez qui signe côté client (une zone signature) et côté entreprise (votre signature ou celle du proprio). Activez l'ordre de signature si nécessaire : client d'abord, puis vous. Vérifiez que le courriel d'invitation à signer est clair et en français.
Étape 4 : Envoyer un document test depuis une fiche contact
Ouvrez une fiche contact test, cliquez sur Send Document (envoyer un document) et choisissez votre modèle. Vérifiez le rendu PDF avant envoi. Envoyez à votre courriel personnel et signez comme si vous étiez le client.
Étape 5 : Confirmer l'archivage sur la fiche contact
Après signature, le document signé doit apparaître dans la section documents ou fichiers de la fiche contact. Toute l'équipe doit pouvoir le consulter sans chercher dans les courriels. Si ce n'est pas le cas, corrigez avant le premier vrai client.
Étape 6 : Brancher le pipeline et les tags
Quand un contrat est signé, taguez le contact contrat-signe et déplacez l'opportunité (Opportunity) à l'étape « Contrat signé » ou équivalent. Un document signé qui ne bouge pas le pipeline, c'est une vente invisible pour le proprio.
Étape 7 : Former l'équipe au bon moment d'envoi
Définissez la règle : on envoie le contrat quand le devis est accepté verbalement, pas avant. Documentez qui envoie, qui relance si pas signé en 48 h, et qui appelle si le client bloque sur une clause.
Étape 8 : Tester le scénario de refus ou d'expiration
Que se passe-t-il si le client ne signe pas? Vérifiez le statut « en attente » dans Documents & Contracts et prévoyez une tâche de relance J+2. Un contrat envoyé puis oublié = projet perdu en silence.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Envoyer le contrat avant que le client ait accepté le devis : refus ou confusion.
- Champs dynamiques vides : nom ou montant manquant dans le PDF.
- Document signé introuvable : équipe cherche encore dans les courriels.
- Modèle juridique trop long : le client ne signe jamais.
- Aucune relance si signature en attente plus de 48 h.
Vous avez réussi si…
- Un contrat test signé apparaît sur la fiche contact en moins de 5 minutes.
- Les champs dynamiques affichent les bonnes données client sans correction manuelle.
- L'opportunité passe à « Contrat signé » automatiquement ou via règle claire.
- N'importe qui dans l'équipe retrouve le document signé sans demander au vendeur.