Tableaux de bord et rapports

Révisé le 2026-07-12 · UI : Reporting / Dashboards

Le proprio ouvre Rapports (Reports) un lundi matin, voit 47 graphiques, ne sait pas lequel regarder, et conclut « GHL ne peut pas me donner mes chiffres ». Pendant ce temps, il ignore que trois KPI simples - leads reçus, RDV bookés, ventes fermées - sont déjà là, noyés dans le bruit. Les rapports servent quand on sait quelle question on pose avant d'ouvrir l'écran.

Ce guide montre comment configurer un tableau de bord minimal pour une agence immobilière à Québec : trois KPI, une revue hebdo de 15 minutes, et zéro vanity metric.

Ce que vous allez mettre en place

Trois KPI définis avec le proprio (leads, RDV, ventes).
Les rapports GHL qui répondent à ces trois questions.
Un tableau de bord ou favoris sauvegardés pour accès rapide.
Une revue hebdomadaire de 15 minutes calendrier.
Le lien entre rapports et actions concrètes (relance, pub, formation).

Avant de commencer

Accès sous-compte avec permission Reporting ou admin.
Pipeline avec étapes claires (lead, RDV, offre, vendu).
Tags de source configurés (Facebook, site, référence).
30 minutes avec le proprio pour choisir les 3 KPI, pas 30.
Données d'au moins 2 semaines pour voir des tendances.

Étape 1 : Choisir 3 KPI maximum

Avant d'ouvrir Reports, posez la question au proprio : « Qu'est-ce qui vous dit que la semaine a bien marché? » Exemple immobilier : nouveaux leads, visites bookées, mandats signés. Écrivez-les. Tout le reste est secondaire pour l'instant.

Exemple : Filtre : Opportunities, propriétaire est vous, MAJ < 7 jours.

Leçon terrain : plus de 5 KPI et personne ne les regarde. Trois KPI regardés chaque semaine valent mieux que vingt ignorés.

Étape 2 : Trouver le rapport leads par source

Dans Reporting, cherchez les rapports contacts ou opportunités par source/tag. Filtrez sur les 7 ou 30 derniers jours. Vérifiez que Facebook, site et référence apparaissent séparément. Si tout est « sans tag », retournez configurer les sources avant de continuer.

Exemple : La carte « refaire la toiture du bungalow » doit apparaître avec 12 500 $.

Étape 3 : Configurer le rapport pipeline

Ouvrez le rapport pipeline (Opportunities). Visualisez combien de deals à chaque étape, valeur totale, taux de conversion entre étapes. Sauvegardez cette vue si GHL le permet. C'est le pouls des ventes en cours.

Exemple : Ignorez un dashboard beau si 40 % des deals n'ont pas de valeur.

Étape 4 : Ajouter le KPI temps de première réponse

Si disponible, consultez le délai moyen de première réponse dans Conversations ou Reporting. Une agence immo qui répond en 4 h vs 4 minutes perd des mandats. Notez la baseline actuelle avant d'améliorer.

Exemple : Revue lundi 9 h : 15 min, board partagé.

Étape 5 : Créer un favori ou tableau de bord

Assemblez vos 3 rapports en favoris ou dashboard. Un clic le lundi matin, pas 10 minutes de navigation. Nommez-le « Revue hebdo - [Entreprise] ».

Exemple : Exportez seulement après avoir nettoyé Gagné / Perdu.

Étape 6 : Caler la revue hebdo de 15 minutes

Chaque lundi 9 h : ouvrir le dashboard, noter les 3 chiffres, identifier une action. Exemple : « Leads Facebook en baisse 30 % , puis vérifier token intégration. » Sans action, le reporting devient un rituel vide.

Exemple : Rapport agence client est mêmes chiffres que le board, pas un Excel parallèle.

Étape 7 : Partager une version simplifiée au proprio

Le proprio ne veut pas voir 47 graphiques. Exportez ou screenshotez les 3 KPI en une page. Envoyez chaque lundi. La transparence crée la confiance, surtout si vous êtes une agence.

Exemple : Filtre : Opportunities, propriétaire est vous, MAJ < 7 jours.

Étape 8 : Réviser les KPI trimestriellement

Tous les 3 mois, demandez : « Est-ce que ces 3 chiffres aident encore à décider? » Ajustez. Une PME qui grandit change de questions. Les rapports doivent suivre.