Révisé le 2026-07-12 · Public : agences
Un texto « peux-tu ajouter un champ pour le numéro de police d'assurance- » n'est pas un cahier des charges. C'est pourtant sur ce genre de message, envoyé un mardi soir, que beaucoup d'agences configurent des changements sans jamais documenter ce qui a été demandé, pourquoi, ni combien de temps ça a réellement pris.
Ce guide vous propose un processus simple de demande de changement (change request) pour les mandats GoHighLevel : formulaire minimal, estimation, approbation, livraison.
Ce que vous allez mettre en place
- Un formulaire ou gabarit de demande de changement.
- Une règle claire : ajustement mineur inclus vs change request facturable.
- Une étape d'approbation client avant de commencer.
- Une trace écrite de chaque changement livré.
Avant de commencer
- Un canal de communication clair avec le client (courriel, formulaire, outil de ticket).
- Une définition de ce qui distingue un ajustement mineur d'un vrai change request.
- Un tarif horaire ou forfaitaire pour les changements hors forfait.
Étape 1 : Définir ce qui est inclus vs facturable
Écrivez la règle en une phrase pour le client. Exemple : « Corrections de typo, ajustement de texte dans un courriel existant = inclus. Nouveau workflow, nouveau pipeline, nouvelle intégration = change request. » Partagez cette règle dès la signature du mandat.
Exemple : Sous-compte « Toitures Dupont - Laval », CAD, America/Toronto.
Étape 2 : Créer le gabarit de demande
Chaque demande doit capturer la description du changement, l'objectif d'affaires, l'urgence et la personne qui approuve côté client. Un Google Form, un champ dans votre outil de ticket, ou un courriel avec ces rubriques obligatoires suffit.
Exemple : Appliquez d'abord le snapshot v3 sur un sous-compte de test, pas chez le client en production.
Étape 3 : Recevoir et qualifier la demande
Quand une demande arrive, ne commencez pas tout de suite. Lisez, posez une question de clarification si besoin, puis estimez en heures (fourchette basse / haute). Répondez dans les 24 à 48 h ouvrables avec l'estimation.
Exemple : La checklist doit couvrir le pipeline, le calendrier, le domaine courriel et un utilisateur client.
Étape 4 : Obtenir l'approbation écrite
Demandez une approbation écrite par courriel ou dans votre outil, par exemple : « Oui, procéder pour X heures à Y $/h » ou « Oui, forfait Z ». Ne commencez pas le travail sans cette approbation, car un accord verbal du vendredi soir ne suffit pas.
Exemple : Contacts de Dupont restent dans CE sous-compte seulement.
Étape 5 : Planifier et exécuter le changement
Planifiez la fenêtre de déploiement (évitez vendredi 16 h sur un compte en production). Testez sur un compte lab ou hors heures si le changement touche des workflows actifs. Voir Gouverner vos snapshots si vous poussez une mise à jour.
Exemple : White-label : URL et logo client, sans promettre des features absentes.
Étape 6 : Livrer et documenter
À la livraison, envoyez un résumé : ce qui a changé, où le voir dans GHL, date de mise en ligne. Ajoutez l'entrée au dossier client. Voir Documenter une livraison GHL.
Exemple : Ne mélangez jamais les leads de deux clients dans le même sous-compte.
Étape 7 : Facturer et archiver
Facturez selon l'approbation. Archivez la demande, l'approbation et le résumé de livraison ensemble. Dans six mois, personne ne se souviendra du « petit ajout » sans cette trace.
Exemple : Sous-compte « Toitures Dupont - Laval », CAD, America/Toronto.
Pièges fréquents
- Commencer le travail sur un texto vague sans estimation ni approbation.
- Pas de distinction claire entre support inclus et change request.
- Déployer un changement majeur un vendredi sans personne de garde.
- Aucune trace écrite : le client oublie avoir approuvé, vous oubliez avoir livré.
- Sous-estimer les heures et absorber le coût à chaque « petit ajout ».
Vous avez réussi si…
- Chaque changement hors forfait a une demande, une estimation et une approbation écrite.
- Le client sait où regarder pour voir ce qui a changé après chaque livraison.
- Votre équipe ne configure plus rien sur un texto du mardi soir sans processus.