Révisé le 2026-07-12 · Public : agences
Un client avec trois succursales pose presque toujours la même question à son agence : « On met tout dans un seul compte, ou un compte par succursale? » La mauvaise réponse dans un sens crée un chaos de données mélangées entre sites. Dans l'autre sens, elle multiplie les frais, la maintenance et la confusion sur où regarder pour avoir une vue d'ensemble.
Ce guide vous aide à décider, cas par cas, entre un sous-compte partagé et plusieurs sous-comptes distincts pour un client multi-sites, avec les implications concrètes sur le reporting et les coûts.
Ce que vous allez mettre en place
- Une décision documentée : un compte ou plusieurs.
- Des règles claires sur qui voit quoi dans chaque scénario.
- Un plan de reporting consolidé si vous choisissez plusieurs comptes.
- Une estimation honnête du coût mensuel par scénario.
Avant de commencer
- La structure d'affaires du client : succursales détenues, franchisées ou équipes régionales.
- Le plan GoHighLevel du client et le coût par sous-compte additionnel.
- Une liste de qui a besoin d'une vue globale vs locale (direction, gérants, vendeurs).
- 45 minutes pour l'analyse et la recommandation écrite.
Étape 1 : Lister les besoins réels par site
Pour chaque site ou équipe, notez : qui vend, qui répond aux leads, qui a besoin de voir les chiffres des autres sites. Souvent, seul le proprio veut la vue globale. Les gérants locaux veulent leur pipeline, pas celui de Montréal.
Leçon terrain : ne décidez pas avant d'avoir parlé aux gens qui utilisent le CRM au quotidien, pas seulement à la direction.
Étape 2 : Appliquer les critères « un seul compte »
Un sous-compte partagé convient quand : même marque, même équipe de direction, leads partagés entre sites, budget serré. Vous séparez les données avec des tags (succursale-sherbrooke), des pipelines ou des champs personnalisés, pas avec des comptes distincts.
Étape 3 : Appliquer les critères « plusieurs comptes »
Plusieurs sous-comptes conviennent quand : franchises indépendantes, facturation séparée par site, numéros de téléphone et domaines différents, ou équipes qui ne doivent pas voir les contacts des autres. Chaque compte reste propre, mais le reporting consolidé demande plus de travail.
Étape 4 : Estimer le coût des deux scénarios
Calculez : frais GHL par sous-compte, temps de setup par compte, temps de maintenance mensuelle. Multiplier par trois comptes sans budget client clair, c'est un mandat qui part en vrille dès le mois 2.
Étape 5 : Définir le reporting consolidé
Si vous choisissez plusieurs comptes, décidez comment le client verra la vue globale : export manuel mensuel, tableau de bord externe, ou revue agence dans un rapport client. Sans plan, le proprio demandera « combien de leads au total? » et personne ne saura répondre vite.
Étape 6 : Valider par écrit avec le client
Envoyez une recommandation en une page : choix retenu, pourquoi, coût estimé, qui voit quoi. Demandez une confirmation par courriel. Cette note vous protège si, six mois plus tard, quelqu'un veut « fusionner tout dans un compte » sans replanifier.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Trois comptes créés « pour être propre » sans budget ni plan de reporting global.
- Un seul compte pour des franchises qui ne doivent pas voir les leads des autres.
- Décision prise par l'agence sans valider avec le client.
- Tags de succursale jamais appliqués : un compte partagé redevient un fourre-tout.
- Coût par sous-compte additionnel oublié dans la proposition.
Vous avez réussi si…
- Le client confirme par écrit le modèle retenu et le coût associé.
- Chaque utilisateur sait dans quel sous-compte se connecter.
- Le reporting répond à la question « vue globale » sans bricolage de dernière minute.
- La structure tient encore du sens après 6 mois d'usage réel.