Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
« Le contact a reçu quatre textos hier. Qui les a envoyés? » Cette question revient souvent dès qu'une automatisation tourne dans un sous-compte. Un workflow envoie des messages sans qu'un humain appuie sur « envoyer » chaque fois, ce qui est justement l'intérêt de l'automatisation, mais qui rend la traçabilité indispensable.
Sans savoir lire ce qu'un workflow a réellement fait à un contact, il devient facile de désactiver la mauvaise automatisation, de répéter un message déjà envoyé, ou d'accuser un collègue d'un envoi qui venait en réalité du système. Ce guide montre où regarder et comment diagnostiquer.
Ce que vous allez mettre en place
- La capacité de lire l'historique d'automatisation sur une fiche contact.
- Une méthode pour identifier quel workflow a envoyé quoi.
- Une règle d'équipe : quand escalader à la personne qui gère les automatisations.
Avant de commencer
- Accès sous-compte GHL avec permission Contacts, idéalement aussi une visibilité sur Automations.
- Un contact ayant déjà reçu au moins un message automatique, pour observer un vrai historique.
- Le nom de la personne responsable des automatisations dans votre entreprise, en cas de question.
Étape 1 : Ouvrir la fiche contact concernée
Dans Contacts, recherchez le contact par nom, courriel ou téléphone. Ouvrez sa fiche complète. C'est votre point de départ pour toute investigation « qui a envoyé quoi ».
Exemple : Workflow « Accueil lead » : déclencheur tag nouveau-lead → attendre 2 min → texto → tâche « Appeler ».
Étape 2 : Lire l'onglet Activité (Activity)
Descendez à la section Activity ou Activité sur la fiche contact. Vous y voyez une chronologie : courriels, textos, appels, notes, et actions d'automatisation. Chaque entrée a une date, une heure et souvent une source.
Exemple : Test : posez le tag sur un contact jetable (pas Mme Tremblay client VIP). Texto reçu en < 1 min = OK.
Leçon terrain : commencez toujours par l'activité la plus récente. Remontez dans le temps seulement si nécessaire.
Étape 3 : Repérer les entrées « Workflow » ou « Automation »
Les actions automatiques portent souvent une mention de workflow, du nom du workflow, ou d'une étape d'automatisation. Notez le nom exact. Ex. : « Workflow Nouveau lead Facebook - Étape 2 : texto J+1 ». C'est la piste pour retrouver la source.
Exemple : Action Create Opportunity : nom « Lead web — Laval », étape Nouveau, valeur 12 500 $.
Étape 4 : Croiser avec Conversations
Ouvrez aussi le fil dans Conversations pour voir le message tel que le contact l'a reçu. L'activité sur la fiche contact dit qui a déclenché l'envoi. Conversations montre quoi a été envoyé. Les deux vont ensemble.
Exemple : Branche si pas de réponse 24 h → 2e texto. Sinon → créer tâche vendeur.
Étape 5 : Vérifier si le contact est encore dans un workflow actif
Sur la fiche contact, cherchez une section indiquant les workflows en cours ou l'historique d'enrôlement. Un contact peut être dans plusieurs workflows en parallèle. Avant de renvoyer un message manuellement, vérifiez s'il attend déjà une étape automatique demain.
Étape 6 : Savoir quand escalader
Vous pouvez diagnostiquer vous-même si un message venait d'un workflow nommé. Escaladez à la personne qui gère les automatisations si : le workflow a un nom inconnu, le contact a reçu le même message deux fois, ou un workflow devrait s'être arrêté mais continue. Ne désactivez pas un workflow sans comprendre son rôle pour les autres contacts.
Exemple : Dans l'historique du contact test, vous devez voir l'exécution du workflow horodatée.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Accuser un collègue d'un envoi qui venait d'un workflow.
- Renvoyer manuellement un message déjà prévu par une étape automatique demain.
- Désactiver un workflow sans vérifier l'impact sur les autres contacts actifs.
- Ne regarder que Conversations sans l'onglet Activité sur la fiche contact.
- Pas de personne nommée pour les questions d'automatisation.
Vous avez réussi si…
- Vous pouvez identifier quel workflow a envoyé un message à un contact donné.
- Vous savez croiser Activité et Conversations pour un diagnostic complet.
- Vous vérifiez les workflows actifs avant d'envoyer un message manuel en double.
- Vous savez quand escalader plutôt que toucher aux automatisations vous-même.