Révisé le 2026-07-12 · Public : agences
Reprendre un sous-compte « déjà configuré » sans audit, c'est hériter des bombes : workflows qui envoient encore des textos, tokens Facebook expirés, trois pipelines dont personne n'utilise que le premier, et un utilisateur admin partagé dont personne ne connaît le mot de passe.
Ce guide vous propose une checklist d'audit avant toute reprise ou refonte. Comptez une demi-journée pour un compte moyen - moins cher que de découvrir les problèmes en production.
Ce que vous allez mettre en place
- Un inventaire des utilisateurs, workflows et pipelines actifs.
- Un test des intégrations critiques (Facebook, Google, courriel).
- Un rapport d'une page : état, risques, plan d'action priorisé.
Avant de commencer
- Accès admin au sous-compte (ou mandat du client pour l'obtenir).
- Un gabarit de rapport d'audit (tableur ou doc).
- 2 à 3 heures sans interruption pour le premier passage.
Étape 1 : Inventorier les utilisateurs
Dans Settings > My Staff, listez chaque utilisateur : rôle, dernière connexion, statut actif. Révoquez les comptes orphelins (ex-employés, freelances partis). Les utilisateurs fantômes encore admin sont le risque sécurité numéro un.
Étape 2 : Lister tous les workflows publiés
Ouvrez Automations et notez chaque workflow en statut « Published » (publié) : nom, déclencheur, dernière modification. Un workflow « nouveau contact » peut spammer toute une import CSV si personne ne le connaît.
Étape 3 : Identifier les workflows à risque
Marquez en rouge ceux qui envoient en masse, n'ont pas de condition de sortie, ou ont un déclencheur trop large. Ne les désactivez pas encore : documentez d'abord, puis décidez avec le client.
Étape 4 : Cartographier les pipelines
Pour chaque pipeline actif, notez les étapes, les propriétaires, et le nombre de deals ouverts vs abandonnés. Un pipeline à 12 étapes dont 4 vides encombre le board sans aider personne.
Étape 5 : Vérifier la qualité des données
Cherchez les doublons probables, les champs critiques vides (téléphone, courriel), les tags incohérents. Un échantillon de 20 contacts suffit pour estimer l'ampleur du nettoyage.
Étape 6 : Tester les intégrations
Facebook Leads, Google Ads, Zapier : vérifiez que les connexions sont vertes et soumettez un lead fictif pour chaque intégration critique. Un token Facebook expiré un vendredi soir, c'est zéro lead jusqu'à lundi si personne ne surveille.
Étape 7 : Vérifier l'authentification courriel
Dans Settings > Email Services, confirmez que le domaine d'envoi est vérifié (SPF, DKIM). Regardez l'historique de délivrabilité si disponible. Voir Authentifier votre domaine d'envoi.
Étape 8 : Rédiger le rapport client
Une page, trois sections : ce qui fonctionne, ce qui est à risque, plan d'action avec priorités et estimation d'heures. Le client comprend pourquoi vous demandez du temps avant de « juste ajouter un workflow ».
Pièges fréquents
- Reprise sans audit : découverte des workflows actifs en pleine refonte.
- Pas de test des intégrations : leads perdus en silence.
- Rapport trop technique : le client ne valide rien.
- Sous-estimation des heures de nettoyage données.
- Oubli de révoquer les anciens accès agence ou freelances.
Vous avez réussi si…
- Tous les utilisateurs sont inventoriés avec rôle et statut.
- Chaque workflow publié est documenté avec son déclencheur.
- Les intégrations critiques ont été testées avec un lead fictif.
- Un rapport d'une page est partagé et validé par le client.