Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs, agences
Trop d'accès et vous multipliez le risque d'erreurs coûteuses. Trop peu et le client ou l'employé n'utilise jamais vraiment le système. J'ai vu un vendeur supprimer par accident une campagne courriel entière parce qu'il avait reçu un accès Admin « pour simplifier ».
Ce guide vous aide à cartographier qui doit voir quoi dans GHL, sans excès de zèle ni laisser-aller.
Ce que vous allez mettre en place
- Un rôle par personne avec permissions ciblées.
- 1 à 2 Admins maximum en PME, le reste en utilisateur limité.
- Un compte distinct par personne, jamais de login partagé.
- Une revue trimestrielle des accès actifs.
Avant de commencer
- Accès Admin sous-compte ou Agence Admin selon le niveau.
- Liste des rôles réels (tâches concrètes, pas titres de poste).
- 20 à 30 minutes pour la configuration initiale.
Étape 1 : Lister les tâches réelles de chaque personne
Oubliez les titres. Listez : répondre aux leads, déplacer des opportunités, envoyer des campagnes, configurer des workflows. En PME, un ou deux Admins suffisent : proprio et éventuellement une personne technique.
Exemple : Utilisateur « Alex Vendeur » — Contacts, Conversations, Opportunities, Calendars.
Étape 2 : Définir les permissions terrain
Les vendeurs ont besoin de Contacts, Opportunities et Conversations. Retirez l'accès à Settings, Workflows et Marketing pour les utilisateurs terrain.
Exemple : Pas Admin Settings « pour aller plus vite ».
Étape 3 : Réserver Reporting au proprio
L'accès Reporting va au proprio ou responsable marketing, pas à toute l'équipe. Un vendeur qui voit le chiffre global de l'entreprise crée plus de problèmes qu'il n'en résout.
Exemple : Connexion test : Alex ne doit pas voir Workflows ni My Staff.
Étape 4 : Limiter l'accès agence
Côté agence, l'accès Agence Admin va aux personnes qui livrent des mandats. Un stagiaire avec accès agence complet a déjà effacé un workflow client chez nous. Une fois, c'était suffisant.
Exemple : Fuseau America/Toronto, devise CAD, nom d'entreprise exact.
Étape 5 : Créer chaque utilisateur dans My Staff
Dans Settings > My Staff, un compte par personne avec son courriel. Connectez-vous avec chaque compte et vérifiez le menu : le vendeur ne doit pas voir Workflows ni Settings.
Exemple : Révoquez l'accès le jour du départ, pas « on verra lundi ».
Leçon terrain : « ventes@entreprise.com » partagé entre trois personnes, c'est impossible à auditer et à révoquer proprement.
Étape 6 : Documenter et révoquer au départ
Tenez une liste avec le nom, le rôle, les modules accessibles et la date de création. Lorsqu'une personne quitte l'équipe, révoquez son accès le jour même.
Exemple : Un user GHL ≠ un contact client.
Étape 7 : Revue trimestrielle
Chaque trimestre, passez la liste des utilisateurs actifs. Des comptes fantômes s'accumulent vite, surtout chez les agences.
Exemple : Utilisateur « Alex Vendeur » — Contacts, Conversations, Opportunities, Calendars.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Admin pour tout le monde « pour simplifier ».
- Login partagé impossible à auditer.
- Ex-employé dont l'accès n'a jamais été révoqué.
- Vendeur avec accès Workflows qui casse une automatisation.
- Liste d'utilisateurs qui grossit sans revue.
Vous avez réussi si…
- Chaque personne a son propre courriel de connexion.
- Les vendeurs voient leurs modules, pas Settings ni Workflows.
- Reporting limité aux bonnes personnes.
- Aucun ancien employé n'a encore un accès actif.