Révisé le 2026-07-12 · Public : agences
Un workflow cassé silencieux coûte souvent plus cher qu'un bug visible. Un formulaire qui affiche une erreur se signale tout seul. Un workflow de relance qui pointe vers un calendrier supprimé continue de « s'exécuter » sans erreur apparente, tout en n'accomplissant plus rien. Et personne ne le remarque jusqu'à ce qu'un client demande pourquoi ses leads ne reçoivent plus aucune relance depuis des semaines.
Ce guide propose une routine de surveillance pour une agence qui gère les automatisations de plusieurs sous-comptes clients, sans relire chaque workflow en détail chaque jour.
Ce que vous allez mettre en place
- Une liste des workflows critiques par sous-compte client.
- Des alertes d'échec et une revue bihebdomadaire structurée.
- Une procédure de correction rapide quand un workflow casse.
Avant de commencer
- Accès Admin ou Agence sur chaque sous-compte client à surveiller.
- Une liste des sous-comptes actifs sous votre gestion Ops.
- 30 à 45 minutes disponibles chaque semaine ou deux semaines pour la revue structurée.
Étape 1 : Lister les workflows critiques par client
Pour chaque sous-compte, identifiez les 3 à 5 workflows sans lesquels le client perd des leads ou des rendez-vous. Ex. : nouveau lead, relance RDV, texto après appel manqué, séquence onboarding. Notez le nom exact de chaque workflow dans un document partagé. Pas besoin de lister les 40 workflows « nice to have ».
Étape 2 : Activer la surveillance des échecs
Dans chaque sous-compte, ouvrez Automations et repérez les workflows avec des contacts en échec (« failed ») ou bloqués. Configurez des notifications internes si disponibles. Au minimum, assignez une personne responsable de vérifier les « failed » chaque mardi.
Étape 3 : Faire la revue bihebdomadaire (30 min)
Toutes les deux semaines, parcourez chaque sous-compte critique :
- Workflows critiques : contacts en échec depuis la dernière revue?
- Un lead de test récent est-il passé par le parcours nouveau lead?
- Des calendriers, formulaires ou liens référencés dans les workflows ont-ils été supprimés?
Notez les anomalies dans un registre simple (date, client, workflow, action prise).
Étape 4 : Tester un parcours après chaque changement client
Quand un client modifie un calendrier, supprime un formulaire ou change de numéro de téléphone, testez le workflow affecté le jour même. La plupart des cassures silencieuses arrivent après un changement « mineur » fait par le client sans prévenir l'agence.
Étape 5 : Corriger ou escalader rapidement
Workflow en échec : ouvrez un contact en « failed », lisez l'erreur, corrigez la cause (lien mort, champ manquant, permission). Si la correction dépasse 30 minutes, ouvrez une demande de changement facturée plutôt que de l'absorber en support gratuit (voir gérer une demande de changement).
Étape 6 : Intégrer au health check mensuel
Complétez la revue bihebdomadaire avec le health check mensuel : audit plus large, documentation à jour, accès vérifiés. La surveillance quotidienne attrape les urgences. Le health check attrape la dérive lente.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Surveiller 40 workflows au lieu des 3-5 critiques.
- Aucune revue planifiée : on découvre la panne quand le client appelle en colère.
- Corriger gratuitement des cassures causées par des changements hors mandat.
- Ignorer les contacts en « failed » parce que « c'est juste un ou deux ».
- Pas de test après qu'un client modifie un calendrier ou un formulaire.
Vous avez réussi si…
- Chaque client a ses workflows critiques documentés.
- Les contacts en « failed » sont vérifiés au moins chaque semaine.
- Aucun workflow critique n'est en panne silencieuse depuis plus de 7 jours.
- Les corrections sont tracées dans un registre daté.