Révisé le 2026-07-12 · Public : entreprises
Deux vendeurs, un seul créneau de 14 h, et un client qui reçoit deux confirmations différentes le même après-midi. Le double booking arrive rarement par malchance : il vient presque toujours d'un calendrier d'équipe mal configuré, où plusieurs personnes partagent le même horaire sans logique de répartition claire.
Ce guide vous montre comment monter un calendrier Round Robin dans GHL, choisir la bonne méthode de répartition, et le tester avec de vrais utilisateurs avant de l'ouvrir aux clients.
Ce que vous allez mettre en place
- Un calendrier Round Robin avec les bons membres.
- Une méthode de répartition (disponibilité ou équité).
- Confirmations et rappels pour chaque membre.
- Un lien unique de réservation d'équipe testé sans double booking.
Avant de commencer
- Accès sous-compte GHL avec permission Calendars.
- La liste des membres qui doivent recevoir des rendez-vous, avec disponibilités individuelles déjà réglées.
- Une décision sur la méthode de répartition (équité ou disponibilité).
- 20 à 30 minutes, plus un test avec au moins deux utilisateurs.
Étape 1 : Créer le calendrier Round Robin
Dans Settings > Calendars, créez un nouveau calendrier de type Round Robin, pas un calendrier personnel classique. Donnez-lui un nom clair, ex. « Consultation équipe vente ».
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 2 : Ajouter les bons membres
Ajoutez seulement les personnes qui participent vraiment à cette rotation. Un employé qui ne prend jamais ce type de rendez-vous, ajouté « juste au cas où », déséquilibre la répartition.
Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.
Étape 3 : Choisir la méthode de répartition
Optimiser pour la disponibilité assigne au premier membre libre au créneau choisi. Optimiser pour l'équité répartit les rendez-vous également sur la durée. Pour une équipe de vente où l'équité compte, la deuxième option évite les frictions internes.
Exemple : Message : « Sophie Lavoie, choisissez votre créneau : [lien]. Durée 30 min. »
Étape 4 : Confirmer les disponibilités individuelles
Avant d'ajouter quelqu'un, vérifiez que ses disponibilités personnelles sont réglées. Sinon le système propose des créneaux qui n'existent pas réellement pour cette personne.
Exemple : Rappel J-1 10 h : « Rappel visite demain pour consultation initiale kiné. Répondez OUI pour confirmer. »
Étape 5 : Ajouter un tampon uniforme
Ajoutez un tampon de 5 à 15 minutes entre chaque rendez-vous pour toute l'équipe, jamais un tampon différent d'un membre à l'autre. Un tampon incohérent crée des créneaux visuellement disponibles pour l'un et occupés pour l'autre.
Exemple : Si Sophie Lavoie ne se présente pas, ajoutez une note au contact et envoyez un nouveau lien de reprise au lieu de créer un 2e contact.
Étape 6 : Connecter les calendriers externes
Connectez le calendrier Google ou Outlook de chaque membre pour éviter qu'un rendez-vous externe, invisible dans GHL, crée un conflit silencieux.
Exemple : Après la visite : avancez l'opportunité liée à « Visite faite ».
Étape 7 : Activer confirmations et rappels
Vérifiez que les confirmations et rappels s'appliquent à chaque membre assigné, pas seulement à l'administrateur du sous-compte. Un vendeur qui ne reçoit jamais de rappel oublie parfois ses propres rendez-vous.
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 8 : Publier un seul lien d'équipe
Partagez uniquement le lien du calendrier d'équipe, pas les liens personnels individuels qui contournent la logique de répartition.
Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.
Étape 9 : Tester avec deux comptes différents
Réservez plusieurs créneaux de test en simulant différents clients, idéalement depuis deux comptes utilisateurs distincts. Laissez le calendrier tourner une semaine réelle avant de le considérer stable.
Exemple : Rejouez avec un cas test style Sophie Lavoie (819-555-0177). Si le résultat apparaît dans Contacts / Opportunities, vous pouvez former l'équipe.
Pièges fréquents
- Ajouter un membre sans ses disponibilités personnelles réglées.
- Un tampon différent d'un membre à l'autre.
- Continuer à partager des liens personnels en parallèle du lien d'équipe.
- Aucune connexion au calendrier externe des membres.
- Considérer le calendrier stable après un seul test, sans semaine réelle.
Vous avez réussi si…
- Deux réservations tests se répartissent selon la méthode choisie.
- Chaque membre reçoit ses propres confirmations et rappels.
- Aucun double booking n'apparaît après une semaine d'utilisation réelle.