Révisé le 2026-07-12 · Public : entreprises
Double bookings et no-shows, dans neuf cas sur dix, c'est un calendrier mal réglé, pas une équipe désorganisée. Le fuseau horaire resté par défaut sur une heure américaine, le tampon absent entre deux rendez-vous, la confirmation qui ne part jamais : ce sont des détails de configuration, pas des mystères.
Ce guide vous montre comment monter un calendrier de prise de rendez-vous (Calendars) qui book tout seul, à la bonne heure, avec confirmations et rappels qui partent vraiment.
Ce que vous allez mettre en place
- Un calendrier avec fuseau horaire Québec (America/Toronto).
- Durée, tampons et disponibilités réelles.
- Confirmations et rappels automatiques.
- Un test de bout en bout depuis un autre appareil.
Avant de commencer
- Accès sous-compte GHL avec permission Calendars.
- Une disponibilité réelle à bloquer (agenda de l'équipe ou du proprio).
- Un numéro de cellulaire et un courriel personnels pour tester.
- 15 à 25 minutes.
Étape 1 : Choisir le type de calendrier
Dans Settings > Calendars, créez un calendrier « par utilisateur » pour un vendeur solo, « round-robin » pour une équipe qui se partage les leads, ou « par service » si vous offrez plusieurs types de rendez-vous.
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 2 : Régler le fuseau horaire
Vérifiez que le fuseau est sur America/Toronto ou America/Montreal, jamais un fuseau américain par défaut. Un client qui réserve à 14 h et se présente à 15 h, c'est presque toujours ce détail-là.
Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.
Étape 3 : Fixer la durée réelle
Réglez la durée sur le temps réel du rendez-vous. Un appel découverte de 15 minutes ne devrait pas bloquer 30 minutes sur l'agenda par habitude.
Exemple : Message : « Sophie Lavoie, choisissez votre créneau : [lien]. Durée 30 min. »
Étape 4 : Ajouter des tampons
Ajoutez 10 à 15 minutes de marge avant et après chaque rendez-vous. Sans tampon, un appel qui dépasse de cinq minutes fait déborder le suivant.
Exemple : Rappel J-1 10 h : « Rappel visite demain pour consultation initiale kiné. Répondez OUI pour confirmer. »
Étape 5 : Définir les disponibilités réelles
Entrez vos vraies heures jour par jour. Si le mardi après-midi est toujours occupé par des livraisons, bloquez-le plutôt que de laisser GHL offrir un créneau que vous devrez annuler après coup.
Exemple : Si Sophie Lavoie ne se présente pas, ajoutez une note au contact et envoyez un nouveau lien de reprise au lieu de créer un 2e contact.
Étape 6 : Activer confirmations et rappels
Activez la confirmation automatique par courriel et texto dès la réservation. Ajoutez un rappel la veille et un autre quelques heures avant. Voir Réduire les absences aux rendez-vous pour aller plus loin.
Exemple : Après la visite : avancez l'opportunité liée à « Visite faite ».
Étape 7 : Personnaliser le formulaire de réservation
Gardez le formulaire court : trois à quatre questions maximum. Chaque champ obligatoire de plus augmente le taux d'abandon.
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 8 : Tester comme un vrai client
Ouvrez le lien de réservation public depuis un autre appareil ou en navigation privée. Réservez un vrai créneau. Vérifiez l'heure affichée, la confirmation reçue, puis annulez et reprogrammez pour confirmer que ça fonctionne aussi.
Exemple : Rejouez avec un cas test style Sophie Lavoie (819-555-0177). Si le résultat apparaît dans Contacts / Opportunities, vous pouvez former l'équipe.
Pièges fréquents
- Fuseau horaire laissé sur une valeur américaine par défaut.
- Aucun tampon entre deux rendez-vous, causant des retards en cascade.
- Disponibilités génériques « 9 à 17 » qui ne reflètent pas les vraies contraintes.
- Formulaire de réservation trop long, taux d'abandon élevé.
- Jamais testé depuis l'extérieur du compte.
Vous avez réussi si…
- Un rendez-vous réservé de l'extérieur affiche la bonne heure au Québec.
- Une confirmation par courriel et texto arrive immédiatement après la réservation.
- Un rappel arrive la veille et quelques heures avant le rendez-vous.
- Annuler et reprogrammer le rendez-vous test fonctionne sans erreur.