Calendriers et rendez-vous

Révisé le 2026-07-12 · UI : Calendars

Équipe en collaboration autour d’ordinateurs

Un client booké à 9 h un mardi. Votre technicien pensait être libre, mais le créneau chevauchait une autre visite à Longueuil. Personne n'a reçu de rappel. Le client attend sur sa galerie, fâché. Le problème n'est presque jamais « GHL ne book pas » : c'est disponibilités mal configurées, fuseau horaire incorrect ou rappels absents.

Ce guide montre comment mettre en place un calendrier de prise de rendez-vous pour une PME de climatisation à Montréal : créneaux réalistes, confirmations et zéro double réservation.

Ce que vous allez mettre en place

Un calendrier de rendez-vous avec disponibilités réalistes.
Fuseau horaire America/Toronto (ou Montréal) correct.
Confirmations et rappels automatiques par texto ou courriel.
Lien de prise de rendez-vous testé sur cellulaire.
Règle anti double réservation pour l'équipe terrain.

Avant de commencer

Accès sous-compte avec permission Calendars (calendriers).
Liste des vraies plages horaires de votre équipe (pas les heures « idéales »).
Durée réelle d'un rendez-vous type (ex. : 45 min visite + 15 min déplacement).
Numéro SMS ou courriel fonctionnel pour les rappels.

Étape 1 : Créer le calendrier et choisir le type

Ouvrez Calendars et créez un nouveau calendrier. Types courants : Round Robin (répartition entre vendeurs), Collective (plusieurs disponibles en même temps), ou calendrier simple pour un seul technicien.

Pour une PME avec un proprio et un adjoint : commencez simple, un calendrier par personne. Complexifiez seulement quand la demande le justifie.

Étape 2 : Configurer les disponibilités honnêtes

Définissez les heures d'ouverture, les pauses, les jours fériés québécois. Ajoutez un buffer (tampon) entre rendez-vous si vous vous déplacez : 15 à 30 minutes entre deux visites en région métropolitaine.

Leçon terrain : un calendrier « ouvert 7 jours 8 h - 20 h » sans équipe derrière génère des no-shows et des clients frustrés. Mieux vaut moins de créneaux, mais honorés.

Étape 3 : Vérifier le fuseau horaire

Confirmez que le sous-compte et le calendrier sont en America/Toronto (ou fuseau approprié pour le Québec). Un client à Gatineau qui book « 14 h » ne doit pas voir « 13 h » ou « 15 h » à cause d'un décalage.

Faites un rendez-vous test depuis un cellulaire. Comparez l'heure affichée, l'invitation reçue et l'entrée dans le calendrier GHL.

Étape 4 : Personnaliser la page de réservation

Sur la page de booking : titre clair (« Estimation gratuite - climatisation »), durée affichée, adresse ou mention « visite à domicile », numéro à appeler en cas de problème. Ajoutez 2 à 3 questions de qualification (type d'unité, quartier) sans transformer le formulaire en interrogatoire.

Étape 5 : Activer confirmations et rappels

Activez : courriel de confirmation immédiat, rappel texto 24 h avant, rappel 1 h avant (optionnel). Rédigez des messages courts en français québécois. Incluez un lien pour reporter ou annuler.

Testez avec votre propre numéro. Si le rappel n'arrive pas, corrigez avant de partager le lien publiquement.

Étape 6 : Brancher le calendrier au CRM

Quand quelqu'un book : tag automatique rdv-planifie, tâche interne pour le vendeur, workflow de suivi post-rendez-vous (voir guide suivi après RDV). Le rendez-vous doit apparaître sur la fiche contact et dans l'opportunité liée.

Étape 7 : Partager le lien et former l'équipe

Copiez le lien de réservation. Placez-le sur le site, dans les modèles de texto, dans la signature courriel. Règle d'équipe : tout rendez-vous pris au téléphone doit aussi être entré dans GHL, sinon le calendrier affiche un créneau libre qui ne l'est pas.

Pièges qu'on voit tout le temps

Disponibilités trop larges sans équipe pour les honorer.
Fuseau horaire incorrect : rendez-vous décalés d'une heure.
Pas de buffer : deux clients bookés à la même heure en régions différentes.
Rendez-vous pris au téléphone mais pas entrés dans GHL.
Rappels désactivés, puis surprise face aux no-shows.