Calendriers et rendez-vous

Révisé le 2026-07-12 · UI : Calendars

Appel professionnel en environnement de bureau

Un client booké à 9 h un mardi. Votre technicien pensait être libre, mais le créneau chevauchait une autre visite à Longueuil. Personne n'a reçu de rappel. Le client attend sur sa galerie, fâché. Le problème n'est presque jamais « GHL ne book pas » : c'est disponibilités mal configurées, fuseau horaire incorrect ou rappels absents.

Ce guide montre comment mettre en place un calendrier de prise de rendez-vous pour une PME de climatisation à Montréal : créneaux réalistes, confirmations et zéro double réservation.

Ce que vous allez mettre en place

Un calendrier de rendez-vous avec disponibilités réalistes.
Fuseau horaire America/Toronto (ou Montréal) correct.
Activez les confirmations et les rappels utiles. automatiques par texto ou courriel.
Lien de prise de rendez-vous testé sur cellulaire.
Règle anti double réservation pour l'équipe terrain.

Avant de commencer

Accès sous-compte avec permission Calendars (calendriers).
Liste des vraies plages horaires de votre équipe (pas les heures « idéales »).
Durée réelle d'un rendez-vous type (ex. : 45 min visite + 15 min déplacement).
Numéro SMS ou courriel fonctionnel pour les rappels.

Étape 1 : Créer le calendrier et choisir le type

Ouvrez Calendars et créez un nouveau calendrier. Types courants : Round Robin (répartition entre vendeurs), Collective (plusieurs disponibles en même temps), ou calendrier simple pour un seul technicien.

Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.

Pour une PME avec un proprio et un adjoint : commencez simple, un calendrier par personne. Complexifiez seulement quand la demande le justifie.

Étape 2 : Configurer les disponibilités honnêtes

Définissez les heures d'ouverture, les pauses, les jours fériés québécois. Ajoutez un buffer (tampon) entre rendez-vous si vous vous déplacez : 15 à 30 minutes entre deux visites en région métropolitaine.

Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.

Leçon terrain : un calendrier « ouvert 7 jours 8 h - 20 h » sans équipe derrière génère des no-shows et des clients frustrés. Mieux vaut moins de créneaux, mais honorés.

Étape 3 : Vérifier le fuseau horaire

Confirmez que le sous-compte et le calendrier sont en America/Toronto (ou fuseau approprié pour le Québec). Un client à Gatineau qui book « 14 h » ne doit pas voir « 13 h » ou « 15 h » à cause d'un décalage.

Exemple : Rejouez avec un cas test style Sophie Lavoie (819-555-0177). Si le résultat apparaît dans Contacts / Opportunities, vous pouvez former l'équipe.

Faites un rendez-vous test depuis un cellulaire. Comparez l'heure affichée, l'invitation reçue et l'entrée dans le calendrier GHL.

Étape 4 : Personnaliser la page de réservation

Sur la page de booking : titre clair (« Estimation gratuite - climatisation »), durée affichée, adresse ou mention « visite à domicile », numéro à appeler en cas de problème. Ajoutez 2 à 3 questions de qualification (type d'unité, quartier) sans transformer le formulaire en interrogatoire.

Exemple : Rappel J-1 10 h : « Rappel visite demain pour consultation initiale kiné. Répondez OUI pour confirmer. »

Étape 5 : Activer confirmations et rappels

Activez : courriel de confirmation immédiat, rappel texto 24 h avant, rappel 1 h avant (optionnel). Rédigez des messages courts en français québécois. Incluez un lien pour reporter ou annuler.

Exemple : No-show de Sophie Lavoie , puis note sur le contact + nouveau lien de reprise, pas un 2e contact.

Testez avec votre propre numéro. Si le rappel n'arrive pas, corrigez avant de partager le lien publiquement.

Étape 6 : Brancher le calendrier au CRM

Quand quelqu'un book : tag automatique rdv-planifie, tâche interne pour le vendeur, workflow de suivi post-rendez-vous (voir guide suivi après RDV). Le rendez-vous doit apparaître sur la fiche contact et dans l'opportunité liée.

Exemple : Après la visite : avancez l'opportunité liée à « Visite faite ».

Étape 7 : Partager le lien et former l'équipe

Copiez le lien de réservation. Placez-le sur le site, dans les modèles de texto, dans la signature courriel. Règle d'équipe : tout rendez-vous pris au téléphone doit aussi être entré dans GHL, sinon le calendrier affiche un créneau libre qui ne l'est pas.