Révisé le 2026-07-12 · Public : entreprises
Le formulaire capture le lead, puis quelqu'un joue au téléphone-tag pour fixer une heure. Trois allers-retours plus tard, le lead a déjà booké ailleurs.
Ce guide crée un calendrier de prise de rendez-vous utilisable : créneaux, fuseau, confirmations, et un lien à coller dans vos textos.
Ce que vous allez mettre en place
- Un calendrier Calendars configuré.
- Disponibilités et durée de créneau.
- Confirmations / rappels de base.
- Un lien de réservation testé sur cellulaire.
Avant de commencer
- Accès Calendars (Calendriers) dans le sous-compte.
- Fuseau horaire du sous-compte correct (Amérique/Toronto ou Québec).
- Au moins un utilisateur avec horaires de disponibilité.
- Prévoyez 25 minutes.
Étape 1 : Ouvrir Calendars et créer un calendrier
Allez dans Calendars > Create Calendar (ou Calendrier). Choisissez un type simple (Personal / Round Robin selon votre cas). Pour une PME avec une seule personne qui reçoit les RDV, commencez Personal.
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 2 : Nommer et définir la durée
Nommez clairement : « Estimation toiture 30 min ». Fixez la durée du créneau (15, 30, 45, 60). Ajoutez un tampon (buffer) de 10-15 min entre les rendez-vous si vous vous déplacez.
Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.
Étape 3 : Régler les disponibilités
Dans Availability, définissez les jours et heures où on peut réserver. Alignez avec la vraie disponibilité de la personne assignée. Un calendrier « ouvert 24/7 » génère des no-shows et de la frustration.
Exemple : Message : « Sophie Lavoie, choisissez votre créneau : [lien]. Durée 30 min. »
Étape 4 : Assigner le ou les membres
Liez le calendrier à l'utilisateur qui reçoit le RDV. Pour une équipe, configurez Round Robin plus tard (voir calendrier équipe). Vérifiez que le compte a un courriel valide pour les notifications.
Exemple : Rappel J-1 10 h : « Rappel visite demain pour consultation initiale kiné. Répondez OUI pour confirmer. »
Étape 5 : Activer confirmations et rappels
Dans les notifications du calendrier, activez confirmation immédiate (courriel ou texto) et au moins un rappel 24 h ou 2 h avant. C'est le levier n°1 contre les absences. Voir réduire les no-shows.
Exemple : Si Sophie Lavoie ne se présente pas, ajoutez une note au contact et envoyez un nouveau lien de reprise au lieu de créer un 2e contact.
Étape 6 : Copier le lien et tester
Copiez le lien public du calendrier. Ouvrez-le en navigation privée sur un cellulaire. Réservez un créneau test avec votre propre courriel. Confirmez que le RDV apparaît dans GHL et que la confirmation est partie.
Exemple : Rejouez avec un cas test style Sophie Lavoie (819-555-0177). Si le résultat apparaît dans Contacts / Opportunities, vous pouvez former l'équipe.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Fuseau horaire faux : RDV à la mauvaise heure.
- Pas de rappel : no-shows en série.
- Lien jamais collé dans les workflows / textos.
- Disponibilités trop larges : agenda saturé de tireurs au flanc.
Vous avez réussi si…
- Un tiers peut réserver sans vous appeler.
- Le RDV test apparaît dans le calendrier GHL.
- La confirmation est reçue.