Révisé le 2026-07-12 · Public : entreprises
Le jour où vous devez quitter GHL, changer d'agence, ou répondre à un audit, un export propre vous sauve. Sans routine de sauvegarde, vos contacts, opportunités et historique sont prisonniers d'une seule plateforme.
Ce guide met en place une routine d'export contacts et opportunités, avec fréquence, responsable et stockage sécurisé.
Ce que vous allez mettre en place
- Une liste de ce qui doit être exporté (contacts, opportunités).
- Une fréquence de sauvegarde (mensuelle minimum).
- Un responsable et un emplacement de stockage sécurisé.
- Un export test validé avec les bonnes colonnes.
Avant de commencer
- Accès sous-compte GHL avec permission d'export (Admin recommandé).
- Un emplacement de stockage sécurisé (cloud chiffré, pas un courriel).
- 15 à 20 minutes pour le premier export complet.
Étape 1 : Décider quoi exporter
Minimum : Contacts (tous les champs) et Opportunities (pipeline, étape, valeur, propriétaire). Ajoutez les conversations si votre politique de rétention l'exige. Notez la liste dans votre doc interne.
Étape 2 : Faire un premier export complet
Dans Contacts, utilisez l'export CSV. Sélectionnez tous les contacts ou un filtre représentatif. Ouvrez le fichier : vérifiez que téléphone, courriel, tags et champs personnalisés sont présents.
Étape 3 : Exporter les opportunités
Dans Opportunities, exportez le pipeline principal. Vérifiez les colonnes : nom du deal, étape, montant, contact lié, propriétaire, date de création.
Étape 4 : Fixer la fréquence
Mensuel pour la plupart des PME. Hebdomadaire si volume élevé ou secteur réglementé. Bloquez un rappel calendrier récurrent. L'export « quand on y pense » ne se fait jamais.
Exemple : Champ « Type de projet » = refaire la toiture du bungalow. Rempli sur Mme Tremblay pour que les modèles de message restent justes.
Étape 5 : Nommer le responsable
Une personne est responsable de l'export et du stockage. Si elle part, la procédure est écrite pour la relève. Voir Permissions pour limiter qui peut exporter.
Exemple : Smart list : contacts tagués source-facebook créés cette semaine — Mme Tremblay doit y apparaître après le test.
Étape 6 : Stocker de façon sécurisée
Stockez les fichiers dans un espace chiffré comme OneDrive Entreprise, Google Drive sécurisé ou un coffre-fort. N'envoyez pas de CSV en pièce jointe par courriel et nommez les fichiers avec la date, par exemple contacts-2026-07-12.csv.
Exemple : Import test : une ligne CSV Mme Tremblay;tremblay.toiture@exemple.ca;514-555-0142. Trois lignes avant d'importer 2 000.
Étape 7 : Tester une restauration partielle
Ouvrez un vieil export et importez 5 contacts dans un compte test ou une feuille séparée. Confirmez que les colonnes sont exploitables. Un export illisible ne protège personne.
Pièges fréquents
- Export jamais fait « parce qu'on n'en a pas besoin ».
- CSV stocké en pièce jointe courriel non sécurisé.
- Colonnes manquantes (tags, champs custom) découverts trop tard.
- Pas de responsable : la routine meurt quand une personne part.
- Export partiel sans opportunités.
Vous avez réussi si…
- Un export daté de moins de 30 jours existe en stockage sécurisé.
- Les colonnes critiques (téléphone, courriel, tags) sont présentes.
- Le responsable et la fréquence sont documentés.