Contacts et CRM

Révisé le 2026-07-12 · UI : Contacts

Équipe en collaboration autour d’ordinateurs

La première fois qu'on ouvre un sous-compte rempli par quelqu'un d'autre, on sait en trente secondes si la base de contacts a été pensée ou juste subie. Des tags comme « lead1 » à côté de vrais tags utiles. Trois fiches pour la même madame Tremblay parce que le formulaire du site, l'import Facebook et la saisie manuelle ont chacun créé leur propre contact. Tout dans GoHighLevel s'accroche à un contact : conversation, rendez-vous, opportunité. Si le squelette est croche, le reste boite.

Ce guide vous montre comment mettre en place une base Contacts propre, du premier tag jusqu'à la première smart list sauvegardée. Exemple concret : une entreprise de toiture à Sherbrooke qui reçoit des leads du site, de Facebook et du téléphone.

Ce que vous allez mettre en place

Une structure de fiche contact comprise par toute l'équipe.
Une liste courte de tags et de champs personnalisés (Custom Fields) utiles.
Une smart list sauvegardée pour le suivi quotidien.
Un import CSV testé sans doublon.
Une routine anti-doublon et revue mensuelle.

Avant de commencer

Accès sous-compte GHL avec permission Contacts (ou rôle admin).
Une liste, même courte, des tags que votre équipe utilise déjà à l'oral (source du lead, étape, type de service).
Si un import est prévu : un fichier CSV de test de 5 à 10 lignes, jamais la base complète en premier essai.
30 à 40 minutes sans interruption pour la première passe de configuration.

Étape 1 : Lire une fiche contact de bout en bout

Ouvrez Contacts et cliquez sur une fiche existante (ou créez un contact test). Repérez chaque section : coordonnées en haut, tags, champs personnalisés, opportunités (Opportunities), conversations, rendez-vous, tâches, notes. Plus bas, la section Activité montre qui a ouvert la fiche, quel workflow s'est déclenché, quand un courriel a été ouvert.

Leçon terrain : en cas de « qui a dit quoi », c'est souvent la première place où regarder. Si votre équipe ne connaît pas ces sections, elle va chercher l'info ailleurs et perdre le fil.

Étape 2 : Trancher Contact vs Company (Entreprise)

Pour une PME B2C (toiture, nettoyage, coiffure), la plupart du temps un contact individuel suffit. Pour du B2B (agence, fournisseur), lier plusieurs contacts à une même Company évite de dupliquer l'info.

Décidez maintenant, avant le premier vrai contact. Le piège : commencer en mode contact simple, puis vouloir rattacher mille fiches à des Companies six mois plus tard.

Étape 3 : Créer vos tags de base (5 à 10 maximum)

Les bons tags ressemblent à ce que l'équipe dirait à l'oral : source-site, source-facebook, client-actif, no-show. Créez-les au fur et à mesure sur une fiche test, pas dans un tableur théorique.

Règle simple : chaque tag doit servir à filtrer ou déclencher une automatisation (Workflow). Un tag que personne ne cherche devient du bruit.

Étape 4 : Créer seulement les champs personnalisés utiles

Dans les réglages du sous-compte, ouvrez Custom Fields (champs personnalisés). Ajoutez seulement ce qui sert à un filtre ou une automatisation : type de toiture, ville, budget approximatif. Préférez les listes déroulantes au texte libre ; « toiture », « Toiture » et « toit » cassent les filtres.

Objectif : 10 champs bien remplis valent mieux que 60 champs vides.

Étape 5 : Tester la recherche et créer une smart list

Recherchez un contact par nom, cellulaire et courriel. Ça doit prendre moins de trois secondes. Ensuite, créez une smart list sauvegardée pour un cas concret : « leads créés cette semaine sans tag suivi » ou « clients sans rendez-vous depuis 90 jours ».

Une vue jamais sauvegardée se refait à la main, puis ne se refait plus du tout après deux semaines occupées.

Étape 6 : Importer un CSV de test

Avant tout import massif : importez 5 à 10 lignes seulement. Vérifiez le mapping (nom, courriel, cellulaire). Confirmez que chaque ligne crée exactement une fiche, sans doublon avec la base existante.

Si le test échoue, arrêtez-vous. Corrigez le fichier source avant d'importer des centaines de contacts.

Étape 7 : Repérer la fusion de doublons et le DND

Trouvez l'outil Merge (fusion) et testez-le sur deux fiches fictives. Vérifiez que tags, notes et historique se combinent sans perte. Sur une fiche test, regardez le statut DND (Do Not Disturb) et ce qu'il bloque exactement : texto, courriel, appel.

Définissez qui, dans l'équipe, peut supprimer ou fusionner des contacts. Sans règle, quelqu'un fusionne par erreur et l'historique disparaît.

Étape 8 : Planifier la revue mensuelle

Ajoutez au calendrier d'équipe une revue de 15 minutes par mois : tags orphelins, doublons évidents, champs jamais remplis. Une base propre se maintient ; elle ne se configure pas une fois pour toutes.

Pièges qu'on voit tout le temps

Créer un tag ou un champ par événement isolé, jusqu'à en avoir des centaines que personne ne reconnaît.
Importer une liste complète sans test préalable : doublons et mauvais mapping d'un coup.
Laisser trois sources (site, Facebook, saisie manuelle) créer chacune leur contact pour la même personne.
Ignorer le DND en pensant qu'un appel ou un texto passera quand même.
Ne jamais revoir la base, jusqu'à ce que la recherche devienne inutilisable.

Vous avez réussi si…

Une recherche par cellulaire retrouve la bonne fiche en moins de trois secondes.
Un import de test crée exactement le bon nombre de fiches, sans doublon.
La fusion de deux fiches fictives combine tags, notes et historique sans perte visible.
Une smart list sauvegardée réaffiche les bons contacts après déconnexion.