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VérifiéPoint de vue : employé

Contacts et CRM

Révisé le 2026-07-12 · UI : Contacts

Analyse et tableaux de bord sur un bureau

La première fois qu'on ouvre un sous-compte rempli par quelqu'un d'autre, on sait en trente secondes si la base de contacts a été pensée ou juste subie. Des tags comme « lead1 » à côté de vrais tags utiles. Trois fiches pour la même madame Tremblay parce que le formulaire du site, l'import Facebook et la saisie manuelle ont chacun créé leur propre contact. Tout dans GoHighLevel s'accroche à un contact : conversation, rendez-vous, opportunité. Si le squelette est croche, le reste boite.

Ce guide vous montre comment mettre en place une base Contacts propre, du premier tag jusqu'à la première smart list sauvegardée. Exemple concret : une entreprise de toiture à Sherbrooke qui reçoit des leads du site, de Facebook et du téléphone.

Ce que vous allez mettre en place

  1. Une structure de fiche contact comprise par toute l'équipe.
  2. Une liste courte de tags et de champs personnalisés (Custom Fields) utiles.
  3. Une smart list sauvegardée pour le suivi quotidien.
  4. Un import CSV testé sans doublon.
  5. Une routine anti-doublon et revue mensuelle.

Avant de commencer

  • Accès sous-compte GHL avec permission Contacts et, idéalement, Admin pour Settings.
  • Une liste, même courte, des tags que votre équipe utilise déjà à l'oral (source du lead, étape, type de service).
  • Si un import est prévu : un fichier CSV de test de 5 à 10 lignes, jamais la base complète en premier essai.
  • 30 à 40 minutes sans interruption pour la première passe de configuration.

Étape 1 : Lire une fiche contact de bout en bout

Ouvrez Contacts dans la barre de gauche, puis cliquez sur une fiche existante (ou créez un contact test). Repérez chaque section : coordonnées en haut, tags, champs personnalisés, opportunités (Opportunities), conversations, rendez-vous, tâches, notes. Plus bas, la section Activity montre qui a ouvert la fiche, quel workflow s'est déclenché, quand un courriel a été ouvert.

Comment faire à l'écran

  1. Menu Contacts → ouvrez ou créez un contact.
  2. Descendez toute la fiche une section à la fois.
  3. Notez où sont les tags, les custom fields et l'activité pour former l'équipe plus tard.

Exemple : Créez Mme Tremblay (tremblay.toiture@exemple.ca, 514-555-0142, Sherbrooke). Parcourez tags, custom fields et Activity : c'est votre fiche de référence pour le reste du module.

Leçon terrain : en cas de « qui a dit quoi », c'est souvent la première place où regarder. Si votre équipe ne connaît pas ces sections, elle va chercher l'info ailleurs et perdre le fil.

Étape 2 : Trancher Contact vs Company (Entreprise)

Pour une PME B2C (toiture, nettoyage, coiffure), un contact individuel suffit presque toujours. Pour du B2B (agence, fournisseur), liez plusieurs contacts à une même Company pour éviter de dupliquer l'adresse et le nom d'entreprise. Décidez maintenant, avant le premier vrai volume de leads.

Comment faire à l'écran

  1. Écrivez la règle en une phrase dans votre doc d'équipe.
  2. Si vous êtes B2B : Contacts → ouvrez une fiche → section Company → créez ou liez l'entreprise.
  3. Si vous êtes B2C services : restez sur Contact seulement et passez à l'étape tags.

Exemple : Toitures Sherbrooke (B2C) : une fiche = une personne. Une agence marketing B2B : Sophie (décideure) et Marc (comptable) sont deux contacts liés à la Company « Dupont Inc. ».

Le piège : commencer en mode contact simple, puis vouloir rattacher mille fiches à des Companies six mois plus tard.

Étape 3 : Créer vos tags de base (5 à 10 maximum)

Les bons tags ressemblent à ce que l'équipe dirait à l'oral : source-site, source-facebook, client-actif, no-show. Ne les inventez pas seulement dans un tableur : créez-les dans GHL, dans Settings → Tags, puis appliquez-les sur une fiche test pour confirmer qu'ils apparaissent dans le sélecteur.

Règle simple : chaque tag doit servir à filtrer une liste ou à déclencher un workflow. Un tag que personne ne cherche devient du bruit. Limitez-vous à 5 à 10 tags au départ.

Comment faire à l'écran

  1. Sous-compte → Settings (engrenage) → Tags.
  2. Cliquez Add Tag / +.
  3. Entrez le nom exact en minuscules avec tirets, ex. source-site, puis enregistrez.
  4. Répétez pour vos 5 à 10 tags (sources + 2 ou 3 tags d'étape / statut).
  5. Ouvrez un contact test → zone Tags → ajoutez un des tags pour confirmer qu'il existe.

Exemple : Vous créez source-site, source-facebook, client-actif et no-show dans Settings → Tags. Sur la fiche de Mme Tremblay, vous ajoutez source-site. Demain, une smart list « source-site cette semaine » pourra la retrouver.

Pour la liste jour 1 plus détaillée, voir Quels tags et champs créer dès le jour 1.

Étape 4 : Créer seulement les champs personnalisés utiles

Les champs personnalisés ne se créent pas dans Tags. Allez dans Settings → Custom Fields, choisissez l'objet Contact, puis Add Field. Ajoutez seulement ce qui sert à un filtre ou une automatisation : type de toiture, ville, budget approximatif. Préférez une liste déroulante (Dropdown) au texte libre : « toiture », « Toiture » et « toit » cassent les filtres.

Objectif : 5 à 10 champs bien remplis valent mieux que 60 champs vides.

Comment faire à l'écran

  1. Settings → Custom Fields → objet Contact.
  2. Cliquez Add Field / +.
  3. Nommez clairement (ex. « Type de toiture »), choisissez Dropdown ou Single Line, enregistrez.
  4. Ouvrez la fiche de Mme Tremblay et vérifiez que le champ apparaît dans Custom Fields / infos supplémentaires.

Exemple : Champ Dropdown « Type de toiture » avec les options Bardeaux / Tôle / Plat. Sur Mme Tremblay, vous choisissez Bardeaux. Un filtre pourra ensuite lister tous les leads « Bardeaux », ce qu'une note ne permet pas.

Étape 5 : Tester la recherche et créer une smart list

Dans Contacts, recherchez un contact par nom, puis par cellulaire, puis par courriel. Ça doit prendre moins de trois secondes. Ensuite, utilisez les filtres (tag, date de création, champ) et sauvegardez la vue en smart list pour un cas concret : « leads créés cette semaine avec tag source-site » ou « clients sans rendez-vous depuis 90 jours ».

Comment faire à l'écran

  1. Contacts → barre de recherche : testez nom, puis 514-555-0142.
  2. Ouvrez les filtres → ajoutez Tag = source-site (et une plage de dates si besoin).
  3. Sauvegardez la vue / smart list avec un nom clair, ex. « Leads site - cette semaine ».
  4. Déconnectez-vous ou changez de page, puis rouvrez la smart list pour confirmer qu'elle revient.

Exemple : Après avoir tagué Mme Tremblay avec source-site, la smart list « Leads site - cette semaine » la montre. Sans sauvegarde, vous referez le filtre à la main… jusqu'à ne plus le faire.

Étape 6 : Importer un CSV de test

Avant tout import massif, importez seulement 5 à 10 lignes. Dans Contacts, lancez l'import, mappez nom / courriel / cellulaire (et tags si votre fichier en a), puis vérifiez que chaque ligne crée exactement une fiche, sans doublon avec la base existante.

Comment faire à l'écran

  1. Préparez un CSV de 5 à 10 lignes avec en-têtes clairs (First Name, Last Name, Email, Phone).
  2. Contacts → Import (ou Import Contacts) → choisissez le fichier.
  3. Mappez chaque colonne vers le bon champ GHL, lancez l'import.
  4. Comptez les fiches créées et cherchez un téléphone déjà existant pour confirmer l'absence de doublon.

Exemple : Votre CSV de test contient Mme Tremblay et quatre autres lignes. L'import crée 5 fiches. Si Mme Tremblay existait déjà, GHL doit la matcher (ou vous fusionnez), pas en créer une sixième.

Si le test échoue, arrêtez-vous. Corrigez le fichier source avant d'importer des centaines de contacts. Voir aussi Importer des contacts CSV.

Étape 7 : Repérer la fusion de doublons et le DND

Trouvez l'outil Merge (fusion) sur deux fiches fictives et testez-le. Vérifiez que tags, notes et historique se combinent sans perte. Sur une fiche test, regardez le statut DND (Do Not Disturb) et ce qu'il bloque exactement : texto, courriel, appel. Définissez qui, dans l'équipe, peut supprimer ou fusionner des contacts.

Comment faire à l'écran

  1. Créez deux contacts test pour la même personne (même cellulaire, orthographes légèrement différentes).
  2. Sélectionnez-les → Merge / Fusionner → choisissez la fiche maître → confirmez.
  3. Sur une fiche, activez DND SMS et vérifiez qu'un envoi de texto est bloqué.

Exemple : Deux fiches « Tremblay » et « Mme Tremblay » avec le même 514-555-0142. Après Merge, une seule fiche reste avec les deux tags. Si elle écrit STOP, vous cochez DND SMS tout de suite.

Étape 8 : Planifier la revue mensuelle

Ajoutez au calendrier d'équipe une revue de 15 minutes par mois : tags orphelins dans Settings → Tags, doublons évidents dans Contacts, champs jamais remplis dans Custom Fields. Une base propre se maintient ; elle ne se configure pas une fois pour toutes.

Comment faire à l'écran

  1. Créez un événement récurrent « Revue CRM - 15 min » le premier lundi du mois.
  2. Checklist fixe : Tags, Custom Fields, doublons, smart lists encore utiles.
  3. Assignez un responsable (souvent ops ou admin), pas « tout le monde ».

Exemple : Le premier lundi, Alex ouvre Settings → Tags, fusionne facebook et source-facebook en doublon, puis archive la smart list « Salon 2024 » qui ne sert plus.

Checklist : base de contacts propre

Pièges qu'on voit tout le temps

  • Créer un tag seulement depuis une fiche, sans passer par Settings → Tags : orthographes différentes et doublons.
  • Chercher les custom fields dans le menu Tags.
  • Importer une liste complète sans test préalable.
  • Laisser trois sources créer chacune leur contact pour la même personne.
  • Ignorer le DND en pensant qu'un texto passera quand même.

Vous avez réussi si…

  1. Une recherche par cellulaire retrouve la bonne fiche en moins de trois secondes.
  2. Vos tags existent dans Settings → Tags et s'appliquent sur une fiche test.
  3. Un import de test crée exactement le bon nombre de fiches, sans doublon.
  4. Une smart list sauvegardée réaffiche les bons contacts après déconnexion.

Voir aussi

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