Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
Après quelques centaines de fiches, personne ne fait défiler une liste complète pour trouver « le client de mardi dernier ». La barre de recherche et les filtres de GHL existent pour retrouver la bonne personne, ou le bon groupe, en quelques secondes. Ce qui casse le plus souvent : exporter toute la base « pour regarder dans Excel » sans réfléchir aux implications, ou créer 12 listes intelligentes dont personne ne se souvient de l'existence.
Ce guide couvre la recherche simple, les filtres de base, les vues enregistrées, et une mise en garde sur l'exportation de données.
Ce que vous allez mettre en place
- Le réflexe de recherche rapide par nom, courriel ou téléphone.
- Des filtres combinés pour les groupes de contacts récurrents.
- 3 à 5 listes intelligentes (Smart Lists) nommées clairement.
- Une règle d'équipe pour les exportations de données.
Avant de commencer
- Accès sous-compte GHL avec permission Contacts.
- Une base de contacts existante, même modeste, pour pratiquer.
- Savoir qui, dans votre entreprise, doit approuver une exportation avant qu'elle se produise.
Étape 1 : Maîtriser la recherche rapide
La barre de recherche en haut de la liste Contacts trouve par nom, courriel ou téléphone. Ça marche avec des termes partiels : prénom seulement, derniers chiffres du téléphone. C'est le réflexe du quotidien : un client appelle, vous tapez son nom, vous avez sa fiche en 3 secondes.
Leçon terrain : formez l'équipe à chercher avant de faire défiler. La recherche partielle sauve des dossiers quand le client épelle mal son nom.
Étape 2 : Ouvrir les filtres avancés (Advanced Filters)
Les filtres avancés servent quand vous cherchez un groupe : tous les leads Facebook ce mois-ci, tous les contacts assignés à un vendeur, tous les tags « chaud ». Ouvrez le panneau de filtres sur la liste Contacts et testez un filtre simple par tag.
Étape 3 : Combiner deux filtres utiles
La puissance vient de la combinaison : tag + date de création, tag + propriétaire assigné, tag + étape de pipeline. Testez une combinaison que vous utilisez souvent, par exemple source-facebook + créés cette semaine.
Étape 4 : Sauvegarder comme liste intelligente (Smart List)
Quand un filtre vous sert régulièrement, sauvegardez-le comme Smart List avec un nom clair : « Leads Facebook cette semaine », pas « Filtre #3 ». Limitez-vous à 3 à 5 listes vraiment utiles. Douze listes dont personne ne se souvient, c'est pire que pas de liste du tout.
Étape 5 : Nettoyer les listes obsolètes
Chaque trimestre, passez en revue vos Smart Lists. Supprimez celles que personne n'ouvre plus. Renommez celles dont le nom ne correspond plus au filtre réel. Une liste mal nommée fait perdre confiance dans tout le système.
Étape 6 : Exporter avec prudence
Exporter des contacts, c'est sortir des renseignements personnels du système. Demandez l'approbation avant. Exportez seulement les colonnes nécessaires. Ne laissez pas le fichier traîner sur un bureau partagé. Au Québec, la gestion des renseignements personnels a des implications réelles.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Faire défiler la liste complète au lieu d'utiliser la recherche.
- Créer trop de listes intelligentes dont personne ne se souvient.
- Exporter toute la base sans approbation ni justification.
- Des filtres par tag avec des variantes incohérentes qui donnent des résultats partiels.
- Ne jamais nettoyer les listes intelligentes obsolètes.
Vous avez réussi si…
- Vous trouvez un contact par nom en moins de 5 secondes.
- Vous filtrez par tag et obtenez la liste attendue.
- Vous avez 3 à 5 listes intelligentes nommées clairement et utilisées régulièrement.
- Vous savez qui approuver avant toute exportation.