Automations et workflows

Révisé le 2026-07-12 · UI : Workflows · Public : admin / mise en place

Équipe en collaboration autour d’ordinateurs

Un workflow mal testé a déjà envoyé le même texto de rappel cinq fois de suite à un vrai client, parce qu'une boucle « attendre 1 jour puis revérifier » ne sortait jamais. Le client a répondu, mécontent, avant que quelqu'un ne coupe le workflow en urgence. Les automatisations (Workflows) sont le moteur silencieux de GHL : quand ça marche, personne ne les voit ; quand ça déborde, tout le monde le sait.

Ce guide montre comment construire votre premier workflow de suivi nouveau lead pour une PME de plomberie à Trois-Rivières : déclencheur précis, message unique, test avant publication.

Ce que vous allez mettre en place

Un workflow « nouveau lead » avec déclencheur et filtre clairs.
Une séquence courte : texto d'accueil + courriel + tâche interne.
Des délais réalistes entre chaque action.
Un contact de test validé avant mise en production.
Une routine de vérification des logs chaque semaine.

Avant de commencer

Accès sous-compte avec permission Workflows.
Un déclencheur clair : tag ajouté, formulaire soumis, ou étape pipeline changée.
Un contact de test avec cellulaire québécois et courriel surveillable.
30 à 45 minutes sans interruption pour construire et tester.

Étape 1 : Choisir un déclencheur précis

Ouvrez Workflows → Create Workflow. Choisissez un déclencheur concret : Contact Tag Added (tag ajouté) avec le tag nouveau-lead, ou Form Submitted (formulaire soumis) sur votre formulaire principal.

Leçon terrain : « Contact Created » (contact créé) déclenche sur tout import CSV et tout doublon. Trop large pour un premier workflow.

Étape 2 : Ajouter un filtre pour éviter les abus

Insérez une condition If/Else : exclure les contacts avec tag client-actif, respecter le DND (Do Not Disturb), vérifier que le cellulaire existe avant d'envoyer un texto.

Sans filtre, vous textez un client existant qui remplit un formulaire par erreur.

Étape 3 : Construire la première action avec texte final

Ajoutez Send SMS ou Send Email avec le message réel, pas un placeholder « à compléter ». Exemple : « Bonjour {{contact.first_name}}, merci pour votre demande. Un technicien vous contacte d'ici 24 h. - Plomberie Martin »

Personnalisez avec le prénom. Gardez le message sous 160 caractères si possible pour un seul texto.

Étape 4 : Insérer des délais réalistes

Ajoutez Wait (attendre) entre les actions : texto immédiat, courriel 2 h plus tard si pas de réponse, tâche interne le lendemain matin. Pas une rafale de cinq messages en dix minutes.

Étape 5 : Créer la tâche interne pour l'équipe

Ajoutez Create Task : « Appeler {{contact.name}} - lead site » assignée au vendeur, échéance dans 24 h. Une automatisation sans humain derrière laisse les leads mourir.

Étape 6 : Tester sur contact de test uniquement

Activez le workflow en mode test ou sur un segment test. Déclenchez manuellement sur votre contact test. Vérifiez : texto reçu, courriel reçu, tâche créée, contact dans les logs du workflow.

Si quelque chose boucle ou se répète, corrigez avant de publier à tous.

Étape 7 : Publier et surveiller les logs

Publiez le workflow. La première semaine, ouvrez Workflow History (historique) chaque mercredi : contacts entrés, actions échouées, boucles suspectes. Un workflow silencieusement cassé coûte des leads pendant des mois.

Pièges qu'on voit tout le temps

Déclencheur trop large qui spamme toute la base.
Boucles Wait sans condition de sortie.
Publier sans test sur contact réel.
Workflow sans tâche humaine : leads jamais appelés.
Ne jamais consulter les logs après le lancement.

Vous avez réussi si…

Un lead test reçoit exactement une séquence, pas cinq fois le même message.
La tâche interne apparaît assignée au bon vendeur.
Les clients existants et DND ne reçoivent rien.
Les logs montrent chaque étape en vert, sans erreur.