Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
Le client déplace son rendez-vous par texto. Si vous effacez l'événement seulement dans votre agenda perso, GHL continue d'envoyer rappels et votre pipeline croit encore au RDV.
Ce guide couvre l'annulation dans Calendars, le message client, et la mise à jour du pipeline si applicable.
Ce que vous allez mettre en place
- RDV annulé dans GHL (source unique).
- Client notifié avec ton professionnel.
- Pipeline ou tâche de reprogrammation à jour.
Avant de commencer
- Accès Calendars avec droit d'édition.
- Coordonnées du client sur le RDV.
- Prévoyez 5 minutes.
Étape 1 : Ouvrir le rendez-vous
Calendars > trouvez l'événement. Ouvrez le détail depuis la vue calendrier ou la liste Appointments.
Exemple : Créez le calendrier « Évaluations Sherbrooke », durée 45 min, fuseau America/Toronto.
Étape 2 : Choisir Cancel / Delete
Cliquez Cancel Appointment (préféré) plutôt que supprimer silencieusement. L'annulation déclenche souvent les notifications et workflows liés au statut « cancelled ».
Exemple : RDV « Évaluation consultation initiale kiné » avec Sophie Lavoie, jeudi 10 h, lié au contact existant.
Étape 3 : Indiquer la raison si demandé
Champ Cancellation Reason : utile pour vos stats de no-show vs annulation client. Soyez factuel (« Client reporte », « Conflit horaire »).
Exemple : Message : « Sophie Lavoie, choisissez votre créneau : [lien]. Durée 30 min. »
Étape 4 : Envoyer ou personnaliser la notification
Confirmez l'envoi du courriel/SMS d'annulation. Proposez un lien de reprogrammation si votre calendrier public le permet.
Exemple : Rappel J-1 10 h : « Rappel visite demain pour consultation initiale kiné. Répondez OUI pour confirmer. »
Étape 5 : Mettre à jour l'opportunité
Si le RDV était lié à une étape pipeline « RDV booké », reculez la carte ou ajoutez une tâche « Rebook avant [date] ». Le board doit refléter la réalité.
Exemple : Si Sophie Lavoie ne se présente pas, ajoutez une note au contact et envoyez un nouveau lien de reprise au lieu de créer un 2e contact.
Étape 6 : Logger dans Activity
Note courte sur le contact : annulation, prochaine action. Le prochain appelant verra le contexte immédiatement.
Exemple : Après la visite : avancez l'opportunité liée à « Visite faite ».
Pièges qu'on voit tout le temps
- Annuler seulement dans Google Calendar synchronisé.
- Oublier de notifier : client se présente quand même.
- Laisser l'opportunité en étape RDV confirmé.
- Aucune tâche de relance pour rebook.
Vous avez réussi si…
- Le client reçoit l'annulation et sait comment reprogrammer.
- Aucun rappel automatique après annulation.
- Le pipeline reflète l'annulation le jour même.