Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
On voit souvent des équipes laisser des centaines de conversations « ouvertes » parce que personne n'ose les fermer. Résultat : les vrais messages urgents se noient dans le bruit et personne ne sait ce qui attend encore une réponse.
Ce guide vous montre quand archiver, comment le faire depuis Conversations, et comment retrouver un fil archivé si le client revient deux semaines plus tard.
Ce que vous allez mettre en place
- Une règle d'équipe claire : archiver = dossier clos, pas suppression.
- Le fil archivé depuis la boîte Conversations (Conversations).
- Un test de recherche pour retrouver l'historique.
Avant de commencer
- Accès à Conversations dans le sous-compte.
- Permission d'assignation ou de clôture sur les fils.
- 5 à 10 minutes.
Étape 1 : Ouvrir le fil à archiver
Dans le menu Conversations, repérez le fil terminé (client servi, aucune action en attente). Ouvrez-le et relisez les deux derniers messages pour confirmer qu'aucune question ouverte ne reste sans réponse.
Étape 2 : Vérifier l'assignation et les tâches liées
Avant d'archiver, fermez les tâches ou rappels liés au contact. Si une relance est prévue dans 30 jours, créez une tâche datée plutôt que de laisser le fil « ouvert » indéfiniment.
Étape 3 : Utiliser l'action Archiver
Dans l'en-tête du fil, ouvrez le menu d'actions (trois points) et choisissez Archive. Sur certaines mises en page, l'option apparaît aussi comme icône de dossier. Le statut passe à « archivé » sans effacer les messages.
Étape 4 : Filtrer la vue Non lus vs Archivés
Dans la barre latérale de Conversations, basculez entre Open, Unread et Archived pour valider que le fil a quitté la liste active. Votre objectif : une boîte ouverte qui ne montre que ce qui demande une action.
Étape 5 : Retrouver un fil archivé
Utilisez la recherche par nom, courriel ou numéro de téléphone en haut de Conversations. Les fils archivés restent liés au contact : vous pouvez aussi ouvrir la fiche contact et repartir du fil historique.
Étape 6 : Désarchiver si le client revient
Si le contact écrit à nouveau, GHL rouvre souvent le fil automatiquement. Sinon, ouvrez le fil archivé et choisissez Unarchive / Restore pour le remettre dans la liste active et assigner un propriétaire.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Archiver un fil avec une question client encore en attente.
- Confondre archiver et supprimer le contact.
- Ne jamais filtrer la vue Archivés : la boîte redevient illisible.
- Archiver sans assigner la prochaine action (tâche ou workflow).
Vous avez réussi si…
- La vue Open ne contient que des fils actifs ou en attente d'action.
- Un collègue retrouve le fil archivé via recherche en moins d'une minute.
- Un nouveau message client rouvre ou réassigne le fil correctement.