Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
Parfois il faut remettre un fil complet au propriétaire ou à un conseiller juridique. GHL n'est pas un outil d'export massif, mais plusieurs gestes permettent de conserver une trace fidèle.
Ce guide couvre export contact, copie manuelle structurée, et bonnes pratiques de conservation sans exposer des données inutilement.
Ce que vous allez mettre en place
- Historique conversation accessible pour revue.
- Export contact ou copie documentée.
- Stockage interne sécurisé hors GHL si requis.
Avant de commencer
- Permission export contacts (souvent admin).
- Fil conversation à archiver identifié.
- Politique interne de rétention définie.
Étape 1 : Évaluer le besoin exact
Déterminez si vous devez exporter toute la fiche contact ou seulement le fil Conversations. Pour un dossier client standard, l'export contact inclut souvent l'activité et les messages récents.
Exemple : Ouvrez le fil de Mme Tremblay (514-555-0142). Répondez ici pour que l'historique reste sur la fiche.
Étape 2 : Exporter la fiche contact
Avec un accès Admin, allez dans Contacts, sélectionnez le contact, puis utilisez Export pour obtenir un CSV. Vérifiez les champs inclus et exportez seulement le contact concerné lorsque le besoin est ponctuel.
Exemple : Exportez seulement la fiche de Mme Tremblay au lieu de télécharger toute la base de contacts du client.
Étape 3 : Capturer le fil Conversations
Ouvrez le fil complet. Faites défiler pour charger l'historique visible. Utilisez Print du navigateur en PDF ou copiez-collez dans un document interne daté si l'export natif du fil n'est pas disponible.
Exemple : Après RDV confirmé avec Mme Tremblay, archivez le fil pour garder la boîte sur les non-répondus.
Étape 4 : Annoter le document exporté
Ajoutez un en-tête avec le nom du contact, la période couverte, la personne qui a exporté le document et la date. Cette annotation facilite la recherche dans votre dossier SharePoint ou Drive interne.
Exemple : Nommez le fichier « conversation-mme-tremblay-2026-07-12.pdf » et indiquez la période couverte dans l'en-tête.
Étape 5 : Restreindre la diffusion
Ne partagez pas l'export par courriel personnel. Stockez-le dans un dossier sécurisé de l'entreprise avec un accès minimal, puis supprimez les copies locales après la clôture du dossier selon votre politique.
Exemple : Déposez le PDF dans le dossier client sécurisé et donnez accès seulement au propriétaire et au responsable du dossier.
Étape 6 : Archiver le fil dans GHL
Une fois exporté, archivez le fil dans Conversations pour garder une copie système tant que le sous-compte est actif.
Exemple : Après l'export, archivez le fil de Mme Tremblay dans Conversations pour conserver la source de vérité dans GHL.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Exporter toute la base pour un seul dossier.
- Envoyer des exports par courriel non chiffré.
- Oublier de dater le document exporté.
- Supprimer le fil GHL avant confirmation de l'export.
Vous avez réussi si…
- Un tiers autorisé peut lire l'historique sans accès GHL.
- Le document est daté, identifiable, stocké au bon endroit.
- Le fil reste archivé dans GHL comme source de vérité.