Révisé le 2026-07-12 · Public : utilisateurs
Après trois appels et deux collègues, la fiche contact ressemble à un collage de post-it numériques. Consolidar les notes évite de contredire une info écrite la semaine passée.
Ce guide propose une méthode pour synthétiser, épingler l'essentiel, et archiver le bruit sans perdre de contexte.
Ce que vous allez mettre en place
- Note maîtresse à jour sur le contact.
- Anciennes notes redondantes nettoyées ou résumées.
- Convention d'équipe pour les prochaines entrées.
Avant de commencer
- Accès édition fiche Contacts.
- Contact avec plusieurs notes existantes.
- 10 minutes.
Étape 1 : Lire toutes les notes Activity
Ouvrez la fiche contact > Activity / Notes. Faites défiler chronologiquement. Identifiez doublons, contradictions et infos encore valides.
Étape 2 : Rédiger une note synthèse
Créez une nouvelle note en tête : « Synthèse [date] » avec budget, décideur, objections, prochaine étape. Une dizaine de lignes max, phrases courtes.
Étape 3 : Épingler ou marquer la note clé
Si GHL permet Pin Note ou tag interne, utilisez-le pour la synthèse. Sinon, commencez le titre par « IMPORTANT » selon votre convention.
Étape 4 : Nettoyer les doublons évidents
Supprimez ou éditez les notes redondantes (« appelé, pas de réponse » x4). Gardez une entrée par événement significatif, pas par tentative.
Étape 5 : Aligner avec champs personnalisés
Déplacez les faits stables (industrie, taille entreprise) vers les Custom Fields plutôt que de les laisser enfouis dans les notes.
Étape 6 : Former l'équipe au format
Règle : après appel, une note structurée (Objectif / Résultat / Prochaine action). Moins de consolidation nécessaire ensuite.
Pièges qu'on voit tout le temps
- Supprimer des notes avec engagements légaux ou prix.
- Synthèse trop longue (personne ne la lit).
- Laisser des contradictions entre notes et champs.
- Chaque vendeur avec son format incompatible.
Vous avez réussi si…
- Un nouveau collègue comprend le dossier en lisant une note.
- Les doublons visibles ont disparu.
- Les champs personnalisés reflètent les faits stables.